Ad integrazione dell’informativa resa in sede di presentazione della domanda di ammissione, quale “espositore”, alla manifestazione (di seguito, “Manifestazione”), l'organizzatore. fornisce le informazioni relative al trattamento degli ulteriori dati personali conferiti ai fini dell’iscrizione alla Manifestazione e dell’acquisto ed utilizzo dei relativi servizi, anche di natura virtuale, come meglio indicato nel regolamento della Manifestazione.
1. IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è ASSOCIAZIONE CULTURALE ENOGASTRONOMICA CONVIVIUM nella persona del suo Presidente e Legale Rappresentante,
2. DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DATI (DPO)
Il DPO è contattabile all’indirizzo e-mail: info@eurosommelierlivorno.it
3. CATEGORIE E FONTE DEI DATI TRATTATI
- Dati trattati: dati comuni (es. nome, cognome, e-mail, immagini, etc.) di persone fisiche riferibili all’espositore, si tratti dello stesso espositore imprenditore individuale o del legale rappresentante dell’espositore persona giuridica, come pure di referenti aziendali od altri soggetti allo stesso riferibili che partecipano alla Manifestazione. Con specifico riguardo alle immagini, si rimanda all’apposita informativa riportata in calce alla presente.
- Fonte dei dati: i dati sono conferiti direttamente dagli interessati oppure, come nel caso dei referenti aziendali o da altri soggetti riferibili all’espositore, dall’espositore o chi lo rappresenta in sede di compilazione del form di iscrizione o durante la partecipazione alla Manifestazione.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASI GIURIDICHE E TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI
PERCHÉ VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI? | QUAL È LA CONDIZIONE CHE RENDE LECITO IL TRATTAMENTO? | PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI PERSONALI? |
Per consentire la partecipazione alla Manifestazione e la fruizione dei relativi servizi. | L’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato o nell’esecuzione di un contratto di cui lo stesso è parte per i dati dell’espositore (persona fisica imprenditore individuale o legale rappresentante dell’espositore persona giuridica), mentre l’ interesse legittimo per i dati del referente aziendale o degli altri soggetti riferibili all’espositore. | Fino al decorrere del termine di 10 anni successivi alla conclusione della Manifestazione. |
Per l’effettuazione di adempimenti amministrativo- contabili, fiscali e ulteriori adempimenti di legge, in conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente. | L’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare. |
Per l’eventuale accertamento, esercizio o difesa di diritti del Titolare in sede giudiziaria (incluso il recupero del credito). | L’interesse legittimo del Titolare. | Per tutta la durata del contenzioso giudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. |
Per inviare agli indirizzi e-mail forniti in fase di iscrizione comunicazioni commerciali/pubblicitarie sulle successive edizioni della Manifestazione, nonché su altre iniziative organizzate da Scuola Europea Sommelier Livorno attinenti al settore oggetto della Manifestazione. | L’interesse legittimo del Titolare ai sensi dell’art. 6.1, lett. f) del GDPR, nonché il “soft spam” ai sensi dell’art. 130, co. 4, d. lgs. 196/03, cd. Codice Privacy, dato l’interesse dell’espositore ad essere informato sulle successive edizioni della Manifestazione e su iniziative attinenti allo stesso settore. | Fino all’opposizione esercitata dall’interessato. |
Per effettuare iniziative di cd. “customer satisfaction” volte ad acquisire dalla clientela informazioni circa la qualità dei servizi offerti. | L’interesse legittimo del Titolare a migliorare i propri servizi modellandoli sulla base dei riscontri della clientela. | Sino all’elaborazione dei risultati (anonimizzati) dell’indagine. |
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le tempistiche tecniche di cancellazione e backup. |
5. CONFERIMENTO DEI DATI
I dati contrassegnati con un asterisco nel form di registrazione sono obbligatori e il loro mancato conferimento non permette la partecipazione alla Manifestazione.
6. CATEGORIE DI DESTINATARI
I dati potranno essere comunicati a soggetti terzi operanti in qualità di Titolari autonomi, quali autorità pubbliche e studi professionali.
I dati potranno essere altresì trattati, per conto del Titolare, da soggetti terzi, designati come Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, quali persone fisiche e/o giuridiche che svolgono attività funzionali o connesse alla Manifestazione e/o ai servizi correlati, quali, a titolo d’esempio: banche, istituti di credito, società di recupero crediti e/o di factoring; società di assicurazione; corrieri, spedizionieri, depositari; società di consulenza; agenti e procacciatori; società incaricate di inviare agli espositori tramite posta elettronica o ordinaria comunicazioni, informazioni e materiale pubblicitario o di effettuare ricerche di mercato; società incaricate di erogare servizi inerenti alla partecipazione espositiva (servizi organizzativi, tecnici, logistici, assicurativi, etc.); società incaricate di stampare i cataloghi ufficiali delle manifestazioni fieristiche, società che erogano servizi in ambito IT (es. per il Catalogo on line; per la piattaforma digitale della Manifestazione); soggetti che assicurano la vigilanza e la sicurezza del quartiere fieristico.
Inoltre, i dati sono trattati dai dipendenti di Scuola Europea Sommelier Livorno - appartenenti alle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopraindicate - che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.
7. AMBITO DI DIFFUSIONE
Inoltre, come indicato nel regolamento della Manifestazione, i dati personali forniti dagli espositori (es. nominativo, telefono, e-mail, immagini), possono essere:
- inseriti e pubblicati nel Catalogo Ufficiale della Manifestazione (che consente di conoscere quali espositori sono presenti e i relativi riferimenti e caratteristiche) e diffusi on line;
- pubblicati e diffusi sul web se inseriti dall’espositore in “vetrine” online (dove promuovere, ad es., prodotti, eventi, ecc.) e/o nei profili presenti sulle piattaforme digitali della Manifestazione (in questo caso, accessibili ai soli iscritti).
8. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato, cioè il soggetto a cui si riferiscono i dati personali, può ottenere da Scuola Europea Sommelier Livorno la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, l’accesso agli stessi ed alle informazioni di cui all’art. 15, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’articolo 18 GDPR, nonché opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento effettuato per legittimo interesse del titolare.
L’interessato, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti (diritto “alla portabilità dei dati”).
L’interessato ha altresì il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento e di opporsi al trattamento dei dati trattati per finalità di marketing diretto. Resta ferma la possibilità per l’interessato che preferisca essere contattato per finalità di marketing esclusivamente tramite modalità tradizionali di manifestare la sua opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate.
Per l’esercizio dei diritti l’interessato può rivolgersi al Titolare inviando una comunicazione scritta all’indirizzo sopra indicato oppure una email all’indirizzo segreteria@eurosommelierlivorno.it . L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
VIDEO-SORVEGLIANZA E RIPRESE FOTO/VIDEOGRAFICHE
L'organizzatore fornisce, inoltre, le seguenti informazioni circa il trattamento dei dati personali e, in particolare, dell’immagine dei soggetti che accedono all'area della manifestazione
1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASI GIURIDICHE E TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI
1.1. L’immagine potrà essere trattata in quanto presso il quartiere fieristico (all’esterno e all’interno) sono in funzione sistemi di videosorveglianza a circuito chiuso che prevedono la registrazione delle immagini.
PERCHÉ VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI? | QUAL È LA CONDIZIONE CHE RENDE LECITO IL TRATTAMENTO? | PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI PERSONALI? |
Per: - ragioni di sicurezza delle persone fisiche durante la Manifestazione, nonché durante le operazioni di montaggio e smontaggio degli stand e delle attrezzature, in genere nei periodi prima e dopo le manifestazioni fieristiche; - la tutela del patrimonio di Scuola Europea Sommelier Livorno; - la prevenzione di accessi non autorizzati nel perimetro della Manifestazione e nelle zone espositive. | Il legittimo interesse del Titolare e di terzi, ritenuto prevalente all’esito del test di bilanciamento, sugli interessi, i diritti e le libertà degli interessati. | Le immagini raccolte dall’impianto di videosorveglianza installato nel quartiere fieristico vengono conservate per 7 giorni, mentre le immagini raccolte dall’impianto di videosorveglianza installato presso gli uffici di Scuola Europea Sommelier Livorno sono conservate per 72 ore. Decorsi tali termini di conservazione, le immagino saranno distrutte, cancellate o resi anonime, compatibilmente con le tempistiche tecniche di cancellazione e backup. |
Gli impianti di videosorveglianza sono opportunamente segnalati mediante appositi cartelli antecedenti il relativo raggio d’azione. Il trattamento delle immagini raccolte tramite il sistema di videosorveglianza avverrà nel rispetto di quanto previsto nelle Linee Guida 3/2019 dell’European Data Protection Board, nonché, laddove compatibile con il GDPR, con il provvedimento del Garante dell’8 aprile 2010 in materia.
1.2. L’immagine dei soggetti che accedono all'area espositiva potrà essere altresì trattata in quanto presso la sede fieristica, come segnalato da appositi cartelli, saranno effettuate riprese fotografiche e video, da parte dell'organizzazione o di terzi incaricati da quest’ultima.
PERCHÉ VENGONO TRATTATI I DATI PERSONALI? | QUAL È LA CONDIZIONE CHE RENDE LECITO IL TRATTAMENTO? | PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I DATI PERSONALI? |
Per documentare – per fini di archiviazione e/o | Il legittimo interesse del Titolare, ritenuto prevalente | Le immagini saranno conservate per 5 anni. |
commerciali – la manifestazione fieristica con riprese | all’esito del test di bilanciamento, sugli interessi, i diritti | Decorsi tali termini di conservazione, le immagini |
fotografiche e/o video (che potrebbero incidentalmente | e le libertà degli interessati. | saranno distrutte, cancellate o rese anonime, |
includere l’immagine dei partecipanti). | | compatibilmente con le tempistiche tecniche di |
| | | cancellazione e backup. |
2. CONFERIMENTO DEI DATI
Il trattamento delle immagini per le finalità di cui al punto 3.1 è obbligatorio. Il rifiuto non consentirebbe la partecipazione alla Manifestazione.
Il trattamento delle immagini per le finalità di cui al punto 3.2. non è obbligatorio. Difatti, come stabilito dal regolamento della Manifestazione, il partecipante può opporsi alle riprese segnalandolo all'organizzazione (anche nella persona dell’operatore incaricato). In quest’ultimo caso, l’opposizione non precluderà la partecipazione del visitatore alla Manifestazione.
3. CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
I dati potranno essere comunicati a soggetti terzi operanti in qualità di titolari autonomi (quali, ad es., autorità pubbliche, professionisti), nonché trattati, per conto dell'organizzazione soggetti terzi, designati come Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, quali, a titolo d’esempio, soggetti incaricati ad effettuare riprese fotografiche e video; soggetti che assicurano la vigilanza e la sicurezza del quartiere fieristico veronese e/o che si occupano della manutenzione degli impianti di videosorveglianza.
4. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Gli interessati possono esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22 del GDPR, ed in particolare:
- il diritto di accesso: il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che i loro dati siano trattati o meno e, in caso affermativo, richiedere di visionare le immagini in cui ritengono di essere stati ripresi (oltre che di ricevere le informazioni di cui all’art. 15.1) e ottenere una copia delle stesse, laddove ciò non pregiudichi i diritti e le libertà altrui. Resta inteso che, decorsi i termini di conservazione sopra indicati, sarà impossibile soddisfare la richiesta di accesso;
- il diritto di opposizione al trattamento: il diritto ottenere dal Titolare, per motivi relativi alla situazione particolare dell’interessato, l’interruzione del trattamento, qualora il Titolare non dimostri la sussistenza di validi motivi legittimi prevalenti rispetto ai diritti e alle libertà dell’interessato;
- il diritto di limitazione del trattamento e/o alla cancellazione, ove applicabili.
Non è in concreto esercitabile il diritto di aggiornamento o integrazione, nonché il diritto di rettifica di cui all’art. 16 del GDPR in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati (immagini raccolte in tempo reale riguardanti un fatto obiettivo). Non è esercitabile il diritto alla portabilità dei dati di cui all’art. 20 GDPR in quanto il trattamento è effettuato in esecuzione di un legittimo interesse del Titolare.
Per l’esercizio dei diritti l’interessato può rivolgersi al Titolare inviando una comunicazione scritta all’indirizzo sopra indicato oppure un’e‐mail a segreteria@eurosommelierlivorno.it , esibendo o allegando alla richiesta idonei documenti di riconoscimento.
Infine, l’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
Vengono fornite di seguito ulteriori informazioni circa il trattamento dei dati personali relativo alle attività effettuate dall'organizzazione conformemente alla normativa emergenziale vigente, al fine di prevenire e contrastare la diffusione del Covid-19 e, in particolare, con riguardo a coloro che accedono al centro espositivo:
1. la conservazione dei dati identificativi e di contatto;
2. il rilevamento della temperatura corporea.
Il mancato conferimento dei dati ai fini dell’applicazione dei protocolli anti-contagio di cui alla normativa emergenziale preclude l’ingresso negli spazi della manifestazione.
I dati potranno essere comunicati a soggetti terzi operanti in qualità di Titolari autonomi (ad es. autorità sanitarie) nei casi previsti dalla normativa emergenziale.
I dati potranno essere trattati, per conto del Titolare, da soggetti designati come Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, che forniscono a Scuola Europea Sommelier Livorno prestazioni o servizi strumentali alla finalità indicata nella presente informativa e a cui sono impartite adeguate istruzioni operative (ad es. società che erogano servizi di guardiania).
L’interessato può ottenere dalla Scuola Europea Sommelier Livorno la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, l’accesso agli stessi ed alle informazioni di cui all’art. 15, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18, nonché gli altri diritti di cui al GDPR.
Per l’esercizio dei diritti l’interessato può rivolgersi al Titolare inviando una comunicazione scritta all’indirizzo sopra indicato oppure una email all’indirizzo segreteria@eurosommelierlivorno.it
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiede abitualmente o lavora o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
